Einfache Mitgliederverwaltung für Vereine
7 Tage kostenlos testen · danach 5 €/MonatVerstreute Excel-Listen, alte Papierakten und mehrere Versionen der Mitgliederliste kosten Zeit. Mit einer zentralen Mitgliederverwaltung steht jeder Vorstand auf demselben, aktuellen Stand.
Was gehört zu einer Mitgliederverwaltung?
Eine Mitgliederverwaltung bündelt alle Angaben zu euren Mitgliedern an einem Ort – statt verteilt auf Excel-Tabellen, E-Mails und Papierordner. Das erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit, sondern auch die Übergabe an einen neuen Vorstand.
- Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefon)
- Mitgliedsstatus (aktiv, ruhend, gekündigt …)
- Beitragsart und Jahresbeitrag
- Eintrittsdatum
- Bankverbindung für den Beitragseinzug
- SEPA-Mandatsstatus
Alle Mitglieder zentral im Adminbereich
Im Adminbereich seht ihr alle Mitglieder in einer Liste, könnt einzelne Einträge aufklappen und direkt bearbeiten. Zahlen zu Mitgliederzahl und Jahresbeiträgen sind sofort sichtbar, ohne dass ihr sie erst zusammenrechnen müsst.
- Übersicht mit Suche über alle Mitglieder
- Filter nach Status und Beitragsart
- Detailansicht je Mitglied
- Direktes Bearbeiten von Angaben
Neue Mitgliedsanträge direkt übernehmen
Wenn jemand euren digitalen Mitgliedsantrag ausfüllt, erscheint der neue Datensatz automatisch in dieser Mitgliederverwaltung – mit allen angegebenen Daten. Ihr müsst nichts mehr von Papier oder aus E-Mails übertragen, sondern prüft den Antrag direkt in der Liste und setzt den Status.
Mitgliedsstatus und Beitragsarten verwalten
Jedes Mitglied hat einen Status, der den aktuellen Stand der Mitgliedschaft abbildet. Damit lässt sich zum Beispiel klar unterscheiden, wer aktiv Beiträge zahlt und wer ausgetreten ist.
- Aktiv
- Ruhend
- Gekündigt
- Verstorben
- Importiert
Beitragsarten legt ihr frei mit eigenem Namen und Jahresbeitrag an – etwa „Erwachsene", „Kinder & Jugendliche" oder eine Familienmitgliedschaft, falls euer Verein das anbietet.
Umstieg
Bestehende Mitglieder importieren
Wechselt ihr von einer Excel-Liste zu Vivo Verein, müsst ihr nicht jedes Mitglied einzeln neu anlegen.
- 1
Datei hochladen
CSV- oder Excel-Datei mit euren bestehenden Mitgliedern hochladen.
- 2
Vorschau prüfen
Die eingelesenen Zeilen vor dem endgültigen Import durchsehen.
- 3
Fehler korrigieren
Liste erkannter Fehler je Zeile, damit ihr unvollständige Datensätze findet.
- 4
Import bestätigen
Der Import startet erst nach eurer ausdrücklichen Bestätigung.
Mitgliederlisten und Daten exportieren
Eure Mitgliederdaten lassen sich jederzeit als Excel- oder CSV-Datei exportieren. Das ist zum Beispiel praktisch für:
- Die Übergabe an einen neuen Vorstand oder Kassierer
- Eine interne Auswertung außerhalb von Vivo Verein
- Die Prüfung von Beiträgen vor der Jahreshauptversammlung
- Eine zusätzliche eigene Sicherungskopie
Da personenbezogene Daten enthalten sind, solltet ihr Exporte nur an berechtigte Personen weitergeben und nicht unverschlüsselt versenden.
Mitgliederverwaltung mit Excel oder Software?
Excel kann ausreichen, wenn …
- euer Verein sehr klein ist
- eine einzelne Person für die Liste verantwortlich ist
- sich nur selten etwas ändert
- niemand gleichzeitig an der Liste arbeiten muss
Zentrale Software hilft mehr, wenn …
- mehrere Admins Zugriff brauchen
- regelmäßig neue Anträge eingehen
- ihr mit unterschiedlichen Beitragsarten arbeitet
- ihr wiederkehrend Exporte oder eine SEPA-XML-Datei braucht
- der Mitgliedsstatus nachvollziehbar bleiben soll
Beiträge und SEPA-XML vorbereiten
Für den Beitragseinzug hinterlegt jedes Mitglied seine Bankverbindung direkt im Mitgliedsantrag. Aus diesen Daten erstellt Vivo Verein bei Bedarf eine SEPA-XML-Datei.
Wichtig: Vivo Verein hat zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf euer Vereinskonto und zieht selbst kein Geld ein. Ihr ladet die SEPA-Datei in euer Online-Banking, prüft sie dort und gebt den Einzug selbst frei.
Beitragseinzug
So läuft der Einzug ab
- 1
SEPA-Datei erstellen
Im Adminbereich mit wenigen Klicks generieren.
- 2
Datei herunterladen
Die fertige SEPA-XML-Datei lokal speichern.
- 3
Online-Banking öffnen
Einloggen bei eurer Bank, z. B. Sparkasse oder Volksbank.
- 4
Datei hochladen
Unter „Lastschriften" die Datei hochladen.
- 5
Einzug freigeben
Angaben prüfen und den Einzug selbst bestätigen.
Auswertungen für den Vorstand
Das Dashboard zeigt euch auf einen Blick, wie sich euer Verein entwickelt – ohne dass ihr Zahlen händisch zusammentragen müsst.
- Aktuelle Mitgliederzahl
- Neuzugänge der letzten Tage
- Summe der Jahresbeiträge
- Verteilung nach Beitragsart
Häufige Fehler bei der Mitgliederverwaltung
- Mehrere parallele Excel-Versionen ohne klare Quelle
- Unklare Zuständigkeit, wer die Liste pflegt
- Uneinheitlich vergebene Mitgliedsstatus
- Kein regelmäßiger Export als Sicherungskopie
- Ehemalige Vorstandsmitglieder mit weiterhin aktivem Zugriff
- Mitgliederlisten unverschlüsselt per E-Mail verschickt
- Daten werden nie auf Aktualität geprüft
Demo-Adminbereich selbst ansehen
Im öffentlichen Demo-Adminbereich seht ihr die echte Mitgliederverwaltung mit Beispieldaten – inklusive Mitgliederliste, Status und Auswertungen.
Demo-Adminbereich öffnen →FAQ
Häufige Fragen zur Mitgliederverwaltung
Können mehrere Administratoren zugreifen?
Ja. Ihr könnt weitere Vorstandsmitglieder als Admins einladen. Login per E-Mail-Link (kein Passwort nötig).
Können bestehende Mitglieder importiert werden?
Ja, über einen CSV- oder Excel-Import. Vor dem endgültigen Import bekommt ihr eine Vorschau der Zeilen und eine Liste möglicher Fehler, damit ihr unvollständige Datensätze vorab erkennt.
Welche Exportformate gibt es?
Mitgliederdaten lassen sich als Excel- und als CSV-Datei exportieren. Für den Beitragseinzug lässt sich zusätzlich eine SEPA-XML-Datei erstellen.
Wie werden ausgetretene Mitglieder behandelt?
Ihr setzt den Status auf „Gekündigt" oder „Ruhend", statt den Datensatz zu löschen. So bleibt die Mitgliedshistorie nachvollziehbar.
Gibt es unterschiedliche Beitragsarten?
Ja. Ihr legt eure Beitragsarten selbst mit Namen und Jahresbeitrag an, zum Beispiel „Erwachsene" oder „Kinder & Jugendliche". Neue Mitglieder wählen die passende Art im Antrag aus.
Wie wird der Zugriff geschützt?
Der Login erfolgt per E-Mail-Link (kein Passwort nötig) an die E-Mail-Adresse des Admins. Nur eingeladene Administratoren des jeweiligen Vereins haben Zugriff auf die Mitgliederdaten.
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